Mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Hội Thảo Du Học Hàn Quốc 2024

Kế hoạch tổ chức hội thảo gồm những gì? Để có thể tổ chức sự kiện hội thảo thành công, nhà tổ chức cần có kế hoạch rõ ràng và chi tiết. Bảng kế hoạch tổ chức hội thảo được coi là “kim chỉ nam” giúp cho các hạng mục chuẩn bị và quá trình triển khai tổ chức sự kiện hợp lý và khoa học. Đối với người lần đầu tổ chức hội thảo và chưa có kinh nghiệm sẽ còn nhiều bỡ ngỡ trong việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo. Với kinh nghiệm 7 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower sẽ chia sẻ chi tiết nhất về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây.

Phân công thực hiện công việc

Để tổ chức được một hội thảo trơn tru từ đầu tới cuối sẽ là sự góp sức của rất nhiều bộ phận với nhau. Vậy nên cần chia rõ đầu việc cho từng bộ phận, tránh ôm đồm hay bỏ sót công việc. Sau khi chia nhỏ công việc thì vẫn cần một người giám sát toàn bộ các khâu, tránh sự lệch giữa các giai đoạn làm mất thời gian về sau.

Đây là giai đoạn quyết định hội thảo có thực sự thành công hay không. Khi này là lúc cần toàn lực của tất cả mọi bộ phận cùng nhau chăm chút cho sự kiện. Nếu đột nhiên xảy ra trường hợp đột xuất dù là nhỏ nhất cũng cần được báo cáo lại và nhanh chóng xử lý, tránh hết mức việc ảnh hưởng đến lịch trình diễn ra của hội thảo.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo đầy đủ chi tiết nhất mà LuxEvent chia sẻ, hy vọng qua bài viết trên bạn có thể lên kế hoạch cho sự kiện hội thảo sắp tới của mình. Bạn đang loay hoay tìm kiếm đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, uy tín, liên hệ ngay cho LuxEvent theo thông tin dưới đây để được báo giá chi tiết nhé!

Trụ sở chính: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tôi là Cao Thanh Hiếu, hiện đang là Giám Đốc Điều Hành (CEO) của công ty tổ chức sự kiên LuxEvent. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch và sự kiện, tôi có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, từng tiếp xúc và làm việc với hàng nghìn đối tác, khách hàng trong các sự kiện lớn – nhỏ.

Lấy khách hàng là phương châm phục vụ, tôi và những người cộng sự luôn không ngừng nỗ lực đem đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Hiện nay, LuxEvent đã trở thành địa chỉ đáng tin cậy của phần lớn khách hàng, đối tác trên toàn quốc, khẳng định vị thế số 1 trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Xác định mục đích tổ chức hội thảo

Mỗi buổi hội thảo đều cần có mục đích tổ chức cho riêng mình. Doanh nghiệp của bạn đang muốn tổ chức tuyển dụng số lượng lớn? Hay là muốn mở hội nghị ra để chia sẻ kinh nghiệm phát triển của doanh nghiệp? Nhiều hội thảo lãng phí thời gian không đi vào được chủ đề chính chính là bởi không xác định rõ mục đích hội thảo ngay từ đầu. Nếu không xác định được điều này, thực sự bản chất của buổi hội thảo sẽ trở lên vô ích.

Xây dựng kịch bản cho chương trình hội thảo

Sau khi xác định được mục đích của hội thảo cũng như số lượng cũng như chức vụ của những người tham dự, bạn có thể bắt đầu vạch ra những ý chính kiên quyết cần có trong quá trình diễn ra hội thảo.

Có một điều bạn cần chú ý, đó là một bản kế hoạch trước hội thảo càng chi tiết, thì độ thành công của hội thảo càng cao.

Xây dựng kế hoạch theo dõi sau hội thảo

Cách để đánh giá rõ ràng nhất hội thảo của bạn có thành công hay không chính là xem các bản đánh giá từ những người tham dự. Bạn hãy tạo một khảo sát gồm chuỗi các câu hỏi về đủ các khía cạnh đã diễn ra trong buổi hội thảo và gửi nó tới tay của những người đã tham dự. Hãy tạo nhiều cơ hội nhất có thể để cho các khách mời tham dự được nêu ra đánh giá của họ về buổi hội thảo. Điều này có vẻ sẽ hơi lâu vì phải tổng hợp ý kiến, nhưng đây là cách duy nhất để xem xét độ thành công của sự kiện cũng như rút ra kinh nghiệm để cải thiện cho những lần sau.

Ngoài đánh giá về hội thảo, bạn cũng nên chuẩn bị một bản vắn tắt những thông tin quan trọng cần lưu ý đã nhắc tới trong hội thảo. Bạn có thể gửi mail hoặc gửi tài liệu, tùy thuộc vào tính chất của hội thảo.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0814.024.666

Xác định thời gian và lựa chọn địa điểm tổ chức

Xem xét các địa điểm phù hợp với số lượng và yêu cầu của người tham gia. Đặt ngày và thời gian tổ chức hội thảo, đảm bảo không trùng với các sự kiện quan trọng khác.

Xem thêm: Top 8 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội

Về danh sách khách mời, bạn cần lên danh sách đầy đủ để nắm bắt được con số, không được bỏ sót các đối tượng quan trọng. Ban tổ chức phải rà soát nhiều lần trước khi in ấn số lượng thư mời hoặc linh hoạt đối với khách mời ở xa bằng cách gửi thư mời điện tử trước thời gian diễn ra sự kiện.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Để có thể tổ chức hội nghị thành công, một bước không thể thiếu là bạn cần phải dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo một cách cụ thể và chi tiết nhất để tránh phát sinh nhiều chi phí lãng phí. Nếu như bạn dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ít hơn so với kinh phí thực tế, thì sẽ có thể gặp khó khăn trong công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, dẫn tới kết quả của sự kiện đó cũng bị ảnh hưởng.

Trong quá trình diễn ra sự kiện sẽ không thể tránh khỏi những rủi ro hoặc phát sinh ngoài ý muốn. Chính vì vậy việc lên kế hoạch dự phòng khi tổ chức hội thảo rất quan trọng. Việc lên kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn chủ động trước mọi tình huống phát sinh, giảm thiểu rủi ro và để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Quyết định danh sách người tham dự

Biết được ai sẽ tham dự sẽ quyết định trực tiếp đến độ thành công của hội thảo. Ví dụ, nếu muốn chia sẻ kinh nghiệm phát triển doanh nghiệp, thì đối tượng người tham gia bạn hướng tới nên là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn. Còn nếu muốn tuyển dụng số lượng lớn, thì bạn sẽ phải tổ chức ở một khoảng không gian rộng hơn để phù hợp với nhiều cá nhân tới tham dự.

Nếu là những hội thảo mang tính chất chuyên ngành đặc thù, bạn nên đính kèm trước danh sách những khách tham dự. Càng cụ thể càng tốt. Và dĩ nhiên là cũng nên dự trù thêm một vài chỗ trống nếu khách mời có ý muốn dẫn thêm người quen.

Tùy vào số lượng người tham dự cũng như tính chất của hội thảo mà các bạn nhắm đến, hãy chọn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Nếu như là hội thảo riêng tư, bạn nên chọn những nơi có tiếng trong việc đảm bảo quyền riêng tư của khách hàng. Còn nếu nó là những hội thảo lớn và mở cửa cho nhiều tầng khách tham dự, những trung tâm hội nghị là dành cho bạn.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo

Về thời gian tổ chức, ban tổ chức cần cân nhắc mọi mặt và xem xét kỹ lưỡng. Đôi khi còn cần đến cả một chút tâm linh tại đây để giúp cho hội thảo diễn ra được suôn sẻ hơn. Hội thảo thường được ưu tiên tổ chức vào những ngày cuối tuần và có thời tiết đẹp, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tiếp đón đoàn khách tham dự.

Còn về địa điểm tổ chức hội thảo thì cần được cân nhắc dựa vào quy mô người tham dự cũng như quy mô hội thảo. Nếu là hội thảo trao đổi thì sẽ cần những không gian sang trọng, yên tĩnh. Còn nếu có thêm các hoạt động bổ trợ thì cần một mặt bằng rộng rãi và thoáng mát hơn.

Hội thảo thành công là khi truyền tải được hết những gì mình đem tới cho người tham dự. Vậy nên người tham dự cũng cần phải có kiến thức và hoàn cảnh tương xứng với sự kiện.

Một chương trình hội thảo với kinh phí nằm trong tầm kiểm soát là điều ai cũng muốn. Vậy nên cần xác định rõ tổng số kinh phí cũng như từng mục có thể bỏ ra tối đa là bao nhiêu. Ngoài ra cũng cần một khoản gọi là chi phí dự trù. Ngân sách này sẽ được dùng cho những trường hợp phát sinh ra trong thời gian diễn ra hội thảo.